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片付け

書類の整理!クリアファイルをうまく使う3つのコツ!

投稿日:2017年8月7日 更新日:

片付けをしていて一番困るのが、書類の整理ですね。
私自身、何度か書類の整理をしましたが今だに整理整頓できていません。 

「あの書類はどこにいったのだろう?」
探してもさがしても見つからない。
しまいには諦めてしまう。

そんな経験を何度もしました。

私が今行っている整理方法では、クリアファイルを頻繁に使っています。
実際クリアファイルは200~300枚くらいは軽く超えているほど持っています。

部屋の書類は、一応クリアファイルにまとめられていますが、あらゆる場所に適当に置かれています。
なので書類を探そうとするとたどり着くまでに大変時間がかかってしまいます。

「何かよい書類の片付け方法はないだろうか?」

頭を振り絞って考えていると、ふと昔にやっていた書類の整理方法を思い出しました。

たしか時間順に整理する方法だったような…。

記憶をたどっていくと、野口悠紀雄氏の『「超」整理法』に行き着きました。

この本の整理方法の特徴は、「分類しない整理法」だというところです。

今まで何度も片付けてきた経験から、分類ほど面倒なものはありません。
分類するのにどれくらい時間がかかるのか、どんなに面倒臭いのかを体験済みです。

今回、この思い出した「分類をしない整理法」と、今まで行ってきたクリアファイルを使った方法をミックスした新たな整理法を考えてみました。

整理方法を詳しく説明して、実際に試したプチ実践記も写真を交えてお伝えします。

まずは整理方法のヒントを得た「超」整理法について簡単に説明します。

「超」整理法とは?

『「超」整理法』は野口悠紀雄氏の著書で、1993年に出版された本です。
当時ベストセラーとなったのでご存知の方は多いかと思います。

この本の整理法の特徴は、大きく分けて2つあります。
一つ目の特徴は分類をしない整理法だということ。

角形2号の封筒に書類を入れて日付順に棚に並べるだけというシンプルさで分類をしません。
簡単に出来て、続けられそうですね。

二つ目の特徴は、押出しファイリングという方法です。
日付順に左から並べていくと、古いものやあまり使わないものは自動的に右側に集まっていきます。

つまり分類しないのだけれども自然と分類されていくのです。
ワクワクするような方法ですね~。

この「超」整理法の整理方法をヒントにクリアファイルを使った整理方法のコツを次の章で解説します。

クリアファイルをうまく使って書類を整理する3つのコツ

ではクリアファイルを使って書類を整理する3つのコツをお伝えします。
3つのコツは

  • 分類しない
  • ポストイットを使って日付と内容を書く
  • 押出しファイリングをする

とてもシンプルですぐに実践出来そうですね。
それぞれ解説していきます。

①分類しない

これが最大の特徴で大きな武器となります。
日付順という時間軸に沿って、書類をひとまとめにしてクリアファイルに入れて並べていくだけです。

なんてシンプルで簡単な方法なのでしょう。

この方法が優れているのは、分類しないからですね。
分類するととても探しやすいのですが、分類するのに時間が掛かり面倒くさいのです。

つまり分類しない整理方法は続けやすい方法なのです。

②ポストイットを使って日付と内容を書く

①で書類をひとまとめにしてクリアファイルに入れました。
それだけでは、いつの書類か?、何の書類かがわかりません。

そこで裏面にそれらを記入します。
「超」整理法では角形2号の封筒を使うのでそのまま記入出来るのです。
しかしクリアファイルはマジック等を使わないと記入できません。

マジックを使ってもいいのですが、今使っているもので便利なものがあります。
ポストイットでテープのようにベタッと貼れるものがあるのです。

これを適当な長さに切ってクリアファイルの裏面に2箇所貼ります。
そこへ日付と内容を記入します。

これでいつの書類か、どんな内容のものかがわかりますね。

③押出しファイリングをする

これが分類しない整理法のキモです。

しかし時間軸に沿って、書類をひとまとめにして並べていくだけでなぜ整理されるのでしょうか?
その仕組みについてお話していきます。

押出しファイリングの仕組みについて

押出しファイリングでは、基本的に本棚の左側に新しいファイルを置いていきます。
すると古いファイルが右側になっていきますよね。
しかしそれだけでは、ただ時間順に置いているだけです。

なぜ時間順に並べるだけで整理できるのかを説明します。

それを説明するには、押し出しファイリングの仕組みを理解すると分かりやすいです。
押し出しファイリングは、次の3つのファイルを扱います。

①ワーキングファイル
使用するファイルの大部分は、過去数日間に使ったものを繰り返し使用しています。

つまりよく使っているワーキングファイルは、本棚の左側に自然と並んでいるのです。

これらはよく使われているので分類する必要がありません。

②数ヶ月間使わないファイル
数日に1回は数ヶ月間使わないでいた書類が必要になります。
まったく使わないファイルであれば右側にいくのですが、このファイルはもう少し使う頻度が高いのですね。

なのでよく使うワーキングファイルよりやや右側に位置します。

③神様ファイル
1月に数回は、過去数年間に一度も使わなかったファイルを検索する必要があります。

このファイルは人によって種類は異なりますが、例えば使用説明書や保証書などの書類ですね。

使用説明書はわかりやすいですね。
特に家電製品の説明書は、買った時はよく使うけれどもその後ってほとんど使いませんよね?

でもないと困ります。
これらの普段は使わないけれども必要なものが「神様ファイル」です。

日付順に置いていくことによって自然とこの3つのファイルに見かけ上勝手に分類されていきます

これが押し出しファイリングのミソです。

では次に実際にクリアファイルを使って書類の整理をしたプチ実践記をお伝えします。

クリアファイルを使った書類の整理プチ実践

実践する前に、整理方法を簡単にまとめていますので一度確認しましょう。

  1. 本棚に一定の区画を確保する
  2. クリアファイルを大量に用意
  3. 机の上に散らばっている書類などを、ひとまとまりごとにクリアファイルに入れる
  4. クリアファイルの裏面に、テープのポストイットを2箇所貼り付ける
  5. ポストイットに日付と内容を書く
  6. クリアファイルを縦にして、内容のいかんにかかわらず本棚の左端から順に並べていく

今回プチ実践ということで、部屋の中の一部ごちゃっとした場所の整理を行います。

今回はこちらのボックスを整理します。

ごちゃごちゃですね~(笑)

この三種の神器で整理整頓します。

このように裏面に日付と内容を書きます。

私はクリアフォルダを使っていますので、ポストイットの貼り付け版を貼って記入しています。
これ便利ですよ~。

このスペースに整理したファイルを置く予定です。

結構捨てて、これくらいの量になりました。

クリアファイルを使うメリットとは

今回の書類の整理方法のヒントになったのが『「超」整理法』の方法です。
この本では角形2号の封筒を使っています。

私が実践するにあたって変更したのは、角形2号の封筒ではなくクリアファイルを使ったことです。

クリアファイルは私が整理する時に使っているので大量にあるのです。
これを使わない手はなかったのですね。

そしてクリアファイルのメリットは他にもこれだけあります。

  • 外から中身が見れる
  • 書類を入れやすい
  • モノが安い

それぞれ説明していきますね。

外から中身が見れる

封筒では中身がみれません。
なので裏面に内容を書くのですね。
今回は一応クリアファイルを使っても裏面に内容を書いています。

見た目でもパッと内容がわかるし、裏面をみてさらに確認できますね。
これは封筒ではなかった大きなメリットです。

書類を入れやすい

封筒だと上から入れるので、真っ直ぐにしないとうまく入らない時があります。
しかしクリアファイルだと、上と片側側面が空いているのでかなり入れやすいです。

私は結構イラチなのでスッと入るクリアファイルは結構好きです。
クリアファイルを使うとストレスなく整理できますよ~。

モノが安い

クリアファイルを100枚で購入すると1枚あたり7円程度でコストです。
角2封筒は1枚5円程度でさらに安いのですが、上記メリットを考えるとクリアファイルの方が総合的に安いですね。
いずれにしても1枚7円の出費で書類の整理が出来るのであれば安いものです。

まとめ

・野口悠紀雄氏の『「超」整理法』を参考にした
・角2封筒を使うところをクリアファイルで代用
・クリアファイルを使うメリットは3つある
・分類しない整理法で、シンプルで簡単な方法
・押し出しファイリングの仕組みを説明
・プチ整理を実施
・簡単できれいに片付いた

今回、野口悠紀雄さんの『「超」整理術』を参考にして、クリアファイルをうまく使った整理方法をお伝えしました。
シンプルなルールで簡単に整理が出来るのがいいですね~。

書類をクリアファイルに入れて、裏面に日付と内容を書くだけ。
超簡単!!

ルールが複雑だと続かない気がします。
これなら続けてやれそうです。

一度この方法で整理してみてはどうでしょうか?
驚くほど簡単に整理が出来ますよ~。

-片付け

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